Denna handledning är huvudsakligen skriven för dig som är med i branschdagsgrupp eller motsvarande i Elektrosektionens Studieresekommitté. Du antas ha fått grundläggande undervisning i hur databasen ska användas. Kontakta den databasansvarige om du behöver ytterligare hjälp med att använda databasen. Här finner du ytterligare information som inte nödvändigtvis är av intresse för övriga medlemmar. Dessutom finns det lite tips ytterligare funktioner som skulle kunna implementeras om branschdagsgruppen tycker sig behöva dem.
Observera också att databasen (förhoppningsvis) är under ständig förbättring. Några detaljer i den här texten kan därför bli inaktuella.
Företagen bör kunna anmäla sig till branschdagarna både på papper och via formulär på webben. Be den databasansvarige att se till att alla de fält som företagen kan fylla i på anmälningsblanketten har en motsvarighet i databasen. När ett företag anmäler sig, kan man då föra in uppgifterna en gång för alla i databasen. Därefter behöver man aldrig ta fram anmälningsblanketten igen förutsatt att det inte uppstår någon tvist med företaget.
När ett företag anmäler sig via webben, har det hittills fungerat så att informationen från formuläret skickas per e-post till någon ansvarig person i Studieresan. Därefter får man skriva av eller klippa och klistra uppgifterna från anmälningsformuläret till rätt fält i databasen. Detta förfarande kan tyckas vara lite omständigt. Jag rekommenderar dock inte att man låter uppgifterna från formuläret gå direkt till databasen. Det är bättre om någon medlem har kontroll över exakt vad som hamnar i databasen. Möjligen skulle man kunna införa en funktion som något mer automatiskt behandlar de uppgifter som skickas per e-post som resultat av webbformuläret. Någon sådan funktion är dock inte implementerad ännu.
När du skriver in uppgifterna från ett anmälningsformulär, måste du tänka på att de flesta uppgifterna i formuläret hör samman med både företaget och aktiviteten. Exempel: Antalet extra ölkuponger gäller just detta företag bara när de deltar på just denna aktivitet. Sådana uppgifter ska skrivas i kopplingen mellan företaget och aktiviteten. Andra uppgifter gäller för företaget oavsett om de deltar i aktiviteten eller inte. Exempel: Adressen till företagets webbsida. Sådana uppgifter ska istället skrivas in bland uppgifterna om företaget i databasen. Med nuvarande databasdesign kan du alltså bli tvungen att redigera uppgifterna på två olika ställen.
Det kan vara lämpligt att skicka en bekräftelse till företagen när de har blivit anmälda till en branschdag. Då bör man också tala om alla relevanta uppgifter som Studieresan har om dem, så att de har en bekräftelse på exakt vad de har beställt och får en chans att korrigera felaktigheter. Det skulle vara ganska enkelt att göra en funktion i databasen som genererar en text med beställningsbekräftelse till ett företag. Den medlem som registrerar uppgifterna får då kopiera ut texten från den webbsida som databasen genererar och skicka den med fax, e-post eller på annat lämpligt sätt. Säg till den databasansvarige om ni tycker att en sådan funktion behövs. Det finns idag inga funktioner för att skicka e-post direkt från databasen. Sådana funktioner skulle säkert vara möjliga, men det skule också kunna innebära att konsekvenserna blir större om någon medlem skulle göra fel.
I SRKA2001 har vi i allmänhet låtit den medlem som är ansvarig för företaget också ta hand om anmälningarna och föra in uppgifterna i databasen. Alternativt skulle man kunna låta ett fåtal personer ur branschdagsgruppen ta hand om bekräftelser och registreringar. Då skulle man kunna få bättre kontroll över att allt blir riktigt gjort.
Det finns funktioner i databasen för att utföra sökningar och sortera och presentera data på olika sätt. Detta kan vara av speciellt intresse för branschdagsgruppen. Det är egentligen inte så komplicerat att utföra sökningarna, men det kan ändå ta en stund att förstå exakt vilka val man ska göra på söksidorna för att åstadkomma önskat resultat. Här följer därför några exempel på typiska uppgifter och hur man löser dem. Det går att hitta på många andra varianter att söka och presentera data. Använd gärna dessa exempel som inspirationskälla.
Uppgift: Skicka påminnelse till alla företag som inte har skickat in annonsen till branschdagskatalogen.
Lösning: Sök efter alla företagskopplingar för branschdagen där kolumnen "Anmäld" inte är tom och kolumnen "Annons mottagen" är tom. Välj att presentera resultatet som "E-postlista". Kopiera listan med e-postadresser från sökresultatet, klistra in den i ditt e-postprogram, skriv något lämpligt och skicka iväg.
Uppgift: Skapa en förteckning som talar om vilket företag som står på vilken monterplats (för exempelvis katalog eller affischer).
Lösning: Sök efter alla företagskopplingar för branschdagen där kolumnen "Anmäld" inte är tom. Se till att kryssrutan vid "Visa" är markerad i kolumnerna "Företag" och "Monterplats", men inte i de övriga kolumnerna. Sortera enligt någon av de visade kolumnerna. Välj exempelvis "Texttabell" som layout. Kopiera den resulterande tabellen till lämpligt program för att åstadkomma snyggare layout.
Uppgift: Skicka fakturor eller annan information på papper till alla deltagande företag.
Lösning: Sök efter alla företagskopplingar för branschdagen där kolumnen "Anmäld" inte är tom. Välj layouten "Adressetiketter". Det är snudd på omöjligt att skapa en tabell i HTML som direkt går att skriva ut på etikettpapper. Däremot kan man importera tabellen i något ordbehandlingsprogram genom att kopiera den från webbläsaren eller spara den till en fil. I ordbehandlingsprogrammet kan man sedan ställa in den exakta storleken på tabellcellerna så att det passar att skriva ut på etikettpapper. Om detta verkar alltför krångligt, kan det i alla fall underlätta att skriva ut tabellen med adresserna på ett vanligt papper och skriva av adresserna för hand på kuverten.
Uppgift: Gör en lista att använda för att dra nätverkskablar till rätt ställen i klassrummen.
Lösning: Sök efter alla företagskopplingar för branschdagen där kolumnen "Anmäld" inte är tom. Se till att kryssrutan vid "Visa" är markerad i kolumnerna "Företag", "Monterplacering" och "Antal uppkopplade datorer", men inte i de övriga kolumnerna. Sortera efter kolumnen "Monterplats". Välj layouten "Texttabell". Skriv ut tabellen och ta fram en karta över området där du nu enkelt kan markera hur många kablar som ska dras till varje plats.
Uppgift: Ta reda på hur många middagar, IP-adresser, ölflaskor, etc som kommer att behövas till branschdagen.
Lösning: Sök efter alla företagskopplingar för branschdagen där kolumnen "Anmäld" inte är tom. Sedan är det bara att titta i raden "Summa" för den kolumn som du är intresserad av. Alla uppgifter kan naturligtvis inte betraktas som exakta, eftersom exempelvis inte alla utnyttjar möjligheten att bli bjuden på middag...
Erik Åman (e95_eam@e.kth.se), databasansvarig i SRKA2001